SISTEM AKUNTANSI PENGGAJIAN DAN PENGUPAHAN

Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan

A.    Pengertian

Adanya sistem akuntansi yang memadai, menjadikan akuntan perusahaan dapat menyediakan informasi keuangan bagi setiap tingkatan manajemen, para pemilik atau pemegang saham, kreditur dan para pemakai laporan keuangan (stakeholder) lain yang dijadikan dasar pengambilan keputusan ekonomi. Sistem tersebut dapat digunakan oleh manajemen untuk merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan. Salah satu sistem yang dapat digunakan oleh manajemen perusahaan adalah sistem akuntansi gaji dan upah.

Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam perhitungan dan pembayaran gaji dan upah maka perlu dibuat suatu sistem penggajian dan pengupahan. Sistem akuntansi gaji dan upah juga dirancang oleh perusahaan untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai gaji dan upah karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan.

Mulyadi (2000 : 1) menyatakan “Sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

Sedangkan definisi dari Gaji dan upah menurut Mulyadi (2001:373) adalah “Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya merupakan pembayaran atas penyeraha jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh). Umumnya gaji dibayarkan secara tetap perbulan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja atau jumlah satuan produk yang di hasilkan.”

Selanjutnya menurut Mulyadi (2001:17) tentang sistem akuntansi gaji dan upah menyatakan bahwa, “Sistem akuntansi gaji dan upah dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya, perancangan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan ini harus dapat menjamin validitas, otorisasi kelengkapan, klasifikasi penilaian, ketepatan waktu dan ketepatan posting serta ikhtisar dari setiap transaksi penggajian dan pengupahan.”

Dari pendapat diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi gaji dan upah merupakan rangkaian prosedur perhitungan dan pembayaran gaji dan upah secara menyeluruh bagi karyawan secara efisien dan efektif. Tentunya dengan sistem akuntansi gaji dan upah yang baik perusahaan akan mampu memotivasi semangat kerja karyawan yang kurang produktif dan mempertahankan karyawannya yang produktif, sehingga tujuan perusahaan untuk mencari laba tercapai dengan produktifitas kerja karyawan yang tinggi.

B.     Informasi Yang  Diperlukan Manajemen

Informasi yang diperlukanolehmanajemenadalah :

a.         Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu.

b.        Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

c.         Jumlah gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu.

d.        Rincian unsure biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu.

C.     Dokumen yang Digunakan

Berikut adalah dokumen yang diperlukan dalam sistem akuntansi penggajian dan penggupahan:

a.         Dokumenpendukungperubahangajidanupah.

Dokumen ini pada umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat - surat keputusan yang bersangutan dengn karyawan. Tembusan dari dokumen – dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

b.        Kartu Jam Kerja

Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang digunakan tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisikan oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kembudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan.

c.         Kartu Jam Hadir

Kartu ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan daftar hadir ini dapat berupa daftar hadir biasa, atau kartu hadir yang diisi melalui finger scan.

d.        Daftar Gaji dan Daftar Upah

Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan dikurangi potongan berupa pph pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dsb.

e.         Rekap Daftar Gaji dan Daftar Upah

Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasar daftar gaji dan upah. Perusahaan yang berdasarkan pesanan, rekap daftar gaji dan upah digunakan untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi Akuntansi Biaya.

f.         Surat Pernyataan Gaji dan Upah

Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini digunakan sebagai catatan bagi karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima karyawan beserta potongan yang menjadi bebannya.

g.        Amplop Gaji dan Upah

Amplop ini digunakan sebagai alat untuk memberikan gaji dan upah kepada karyawan, dimana di bagaian sampul terdapat informasi menegnai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji yang diterima. Apabila distribusi dilakukan melalui rekening karyawan maka tidak diperlukan amplop gaji dan upahnamun akan diberikan rincian mengenai gaji atau upah yang mereka peroleh.

h.        Bukti Kas Keluar

Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran sejumlah uang yang dibbuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah.

D.    Catatan Akuntansi Yang Digunakan

Dibawah ini adalah catatan yang digunakan dalam menjalankan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan di suatu perusahaan:

1.        Jurnal Umum

Jurnal umum ini digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja langsung ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2.        Kartu Harga Pokok Produk

Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.

3.        Kartu Biaya

Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.

4.        Kartu Pengasilan Karyawan

Kartu penghasilan karyawan digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Kartu ini sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan membubuhkan tnada tangan.

E.     Fungsi yang Terkait

Fungsi – fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut.

1.        Fungsi kepegawaian

Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan. Kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi pada Gambar fungsi kepegawaian berada di tangan Bagian Kepegawaian, dibawah Departemen Personalia dan Umum.

2.        Fungsi Pencatat Waktu

Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Dalam struktur organisasi pada Gambar fungsi pencatat waktu berada di tangan bagian pencatat waktu, dibawah Departemen Personalia dan Umum

3.        Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah

Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas kelaur yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan.

4.        Fungsi Akuntansi

Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggungjawab utnuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi memiliki 3 bagian yaitu:

·           Bagian Utang

Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

·           Bagian Kartu Biaya

Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik).

·           Bagian jurnal

Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya dan upah dalam jurnal umum.

5.        Fungsi Keuangan

Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke Bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Dalam suatu perusahaan fungsi keuangan berada di tangan Bagian Kasa.

F.      Jaringan Prosedur

Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1.        Prosedur pencatatan waktu hadir

2.        Prosedur pembuatan daftar gaji

3.        Prosedur distribusi biaya gaji

4.        Prosedur pembuatan bukti kas keluar

5.        Prosedur pembayaran gaji

Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:

1.        Prosedur pencatatan waktu hadir

2.        Prosedur pencatatan waktu kerja

3.        Prosedur pembuatan daftar upah

4.        Prosedur distribusi biaya upah

5.        Prosedur pembuatan bukti kas keluar

6.        Prosedur pembayaran upah

G.    Distribusi Biaya Gaji Dan Upah

Distribusi biaya gaji dan upah ditunjukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya (gaji dan upah, tunjangan makan, tunjangan lembur, biaya kesejahteraan karyawan), menurut hubungannya dengan departemen, kegiatan, order produksi, atau kombinasi di antara berbagai jenis klasifikai tersebut.

Distribusi biaya gaji dan upah umumnya dilakukan dengan metode berikut ini :

a.         Metode rekening berkolom

Jika misalnya manajemen menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departemen, maka laporan ini dapat dihasilkan dengan menyediakan rekening biaya berkolom untuk setiap departemen dalam buku pembantu biaya. Media yang dipakai sebagai sumber informasi untuk posting ke dalam rekeing berkolom ini adalah rekp daftar gaji dan upah atau jurnal umum.

b.         Metode summary strip: tiket tunggal

Distribusi biaya upah lansung dapat dilakukan dengan membuat kartu jam kerja untuk setiap order produksi. Kartu jam kerja ini kemudia diisi dengan tarif upah karyawan yang bekerja untuk order produksi tersebut dan dikalikan jumlah jam kerja, serta disimpan dalam arsip sementara menurut order produksi. Secara periodik kartu jam kerja ini ditotal jumlah rupiahnya, dan dicatat dalam kartu harga pokok produk. Untuk tenaga kerja tak langsung, kartu jam kerjanya di isi dengan tarif upahnya kemudian disortasi menurut klasifikasi biaya tenaga kerja menurut jenis dan departemen. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan departemen tersebut diringkas dan diposting kedalam summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja.

c.         Metode distribusi dengan komputer

Metode distribusi pendebitan yang timbul dari transaksi penggajian dan pengupahan dengan menggunakan computer dilakukan dengan member kode dengan benar, proses sortasi akan dilakukan oleh computer melalui program. Oleh karena itu, titik berat kegiatan ini terletak pada kerangka pemberian kode terhadap transaksi gaji dan upah. Jika pendebitan rekening bisaya yang terjadi dari transaksi penggajian dan pengupahan akan diklasifikasikan menurut jenis biaya tenaga kerja ( misalnya ada 30 jenis biaya tenaga kerja), pusat pertanggungjawaban yang dibagi menurut hirarki manajemen (misalnya ada 4 jenjang manajemen) dan menurut jenis produk yang dihasilkan ada 25 jenis produk.