SISTEM PEMBELIAN TUNAI

SISTEM AKUNTANSI

PEMBELIAN KREDIT

“KELOMPOK 11”

Dosen Pengampu :

Martinus Budiantara SE, M.Si.,Ak.,CA

Disusun oleh :

1.     ANNISA CHINTIA DEVI          15061156

2.     ANNESHA AGUSTINA             15061181

3.     ARVIE AUDRIA                      15061179

4.     JUMAN SYAHBANDI                15061174

SISTEM AKUNTANSI PEMBELIAN SECARA TUNAI

A.    Konsep Dasar Sistem Informasi

Sistem informasi dalam sebuah sistem meliputi pemasukan data ( input ) kemudian diolah melalui suatu model dalam pemrosesan data, dan hasil informasi akan ditangkap kembali sebagai suatu input dan seterusnya sehingga membentuk siklus informasi yang dapat diperoleh dari sistem informasi sebagai sistem khusus dalam organisasi untuk mengolah informasi tersebut.

B.     Pengertian Sistem Informasi Akuntansi

         Menurut Jogiyanto (2005) Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan orientasi financial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah  manajemen). (P.17)

Menurut James A. Hall (2007), Sebuah Sistem Informasi Akuntansi menambah nilai dengan cara menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien, meningkatkan kualitas, efisiensi, kemampuan dalam pengambilan keputusan,dan meningkatkan sharing knowledge.  (P.6)

       Menurut (Romney & Steinbart, 2006) Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari .lima komponen :

1.    Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.

2.    Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi, yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-akivitas organisasi.

3.    Data tentang proses-proses bisnis organisasi

4.    Software yang dipakai untuk memposes data organisasi

5.    Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan.

 (P.3)

         Kelima komponen ini secara bersama-sama memungkinkan suatu SIA memenuhi tiga fungsi pentinya dalam organisasi, yaitu :

1.    Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan oleh organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas-aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai, dan pihak-pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi.

2.    Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat keputusan dalam aktivitas perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan.

3.    Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi, termasuk data organisasi, untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat, dan andal.

         Dari beberapa pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Akuntansi (SIA) dapat didefinisikan sebagai sebuah sistem informasi yang merubah data transaksi bisnis menjadi informasi keuangan yang berguna bagi pemakainya.

C.    Fungsi Utama Sistem Informasi Akuntansi

       Adapun Fungsi Utama Sistem informasi akuntansi adalah (Romney dan Steinbart, 2006):

1. Mengumpulkan dan menyimpan data dari semua aktivitas dan transaksi perusahaan.

2. Memproses data menjadi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan yang memungkinkan bagi pihak manajemen untuk melakukan perencanaan.

3. Menyediakan kontrol yang cukup untuk menjaga asset dari organisasi termasuk data. Kontrol ini memastikan bahwa data akan tersedia ketika dibutuhkan dan data tersebut akurat serta dapat dipercaya.

      (P.3)

D.    Sistem Akuntansi Pembelian

Pembelian adalah kegiatan pemilihan sumber, pemesanan dan perolehan barang dan jasa sebagai salah satu aktivitas utama operasi bisnis perusahaan. (Mulyadi, 2008, P.298)

         Menurut Mulyadi (2008), Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Transaksi pembelian dapat digolongkan menjadi dua yaitu pembelian lokal dan impor. Pembelian lokal adalah pembelian dari pemasok dalam negeri, sedangkan pembelian impor adalah pembelian dari pemasok luar negari. (P.299)

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian adalah(Mulyadi,2008):

1.     Fungsi Gudang

Dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudang bertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada digudang dan untuk menyimpan barang dagang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

2.     Fungsi Pembelian

Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.

3.     Fungsi Penerimaan

Fungsi penerimaan bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kualitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan.

4.     Fungsi Akuntansi

Fungsi akuntansi yang berkaitan dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatatan utang dan fungsi pencatatan persediaan. Fungsi pencatatan utang bertanggung jawab untuk mencatat transakasi pembelian ke dalam register bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan utang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu utang.

Sedangkan fungsi pencatatan persediaan bertanggungjawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang dagang yang dibeli ke dalam kartu persediaan. (P.299)

Menurut Mulyadi (2008) jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah :

1.    Prosedur permintaan pembelian

Dalam prosedur ini fungsi gudang mengajukan permintaan pembelian dalam formulir surat perrnintaan pembelian kepada fungsi pembelian. Jika barang tidak disimpan di gudang, misalnya untuk barang langsung pakai, fungsi yang memakai barang mengajukan permintaan pembelian langsung ke fungsi pembelian dengan menggunakan surat permintaan pembelian.

2.    Prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat permintaan penawaran harga kepada pemasok untuk memperoleh informasi mengenai harga barang dan berbagai syarat pembelian yang lain, untuk memungkinkan pemilihan pemasok yang akan ditunjuk sebagai pemasok barang yang diperlukan oleh perusahaan.

3.    Prosedur order pembelian

Dalam prosedur ini fungsi pembelian mengirimkan surat order pembelian kepada pemasok yang dipilih dan memberitahukan kepada unit-unit organisasi lain dalam perusahaan, mengenai order pembelian yang sudah dikeluarkan oleh perusahaan.

4.    Prosedur penerimaan barang

Dalam prosedur ini fungsi penerimaan melakukan pemeriksaan mengenai jenis, kualitas dan mutu barang yang diterima dari pemasok, dan kemudian membuat laporan penerimaan barang untuk menyatakan penerimaan barang dari pemasok tersebut.

5.    Prosedur pencatatan utang

Dalam prosedur ini fungsi akuntansi memeriksa dokumen-dokumen yang berhubungan dengan pembelian (surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok) dan menyelenggarakan pencatatan utang atau mengarsipkan dokumen sumber sebagai catatan utang.

6.    Prosedur distribusi pembelian

Prosedur ini meliputi distribusi rekening yang di debit dari transaksi pembelian untuk kepentingan pembuatan laporan manajemen.(P. 301)

Proses pembelian setiap jenis perusahaan hampir serupa karena meliputi beberapa atau seluruh kegiatan berikut ini (Mulyadi, 2008):

1.    Konsultasi dengan supplier yang diadakan sebelum pembelian berlangsung dengan cara menghubungi beberapa supplier untuk mendapatkan pemahaman mengenai ketersediaan kuantitas dan harga dari barang dan jasa.

2.    Pembuatan dokumen permintaan pengadaan barang atau jasa dengan mendapatkan persetujuan dari supervisor.

3.    Mengadakan perjanjian dengan supplier untuk pembelian barang atau jasa dimasa yang akan datang. Perjanjian dengan supplier meliputi pesanan-pesanan pembelian (pesanan yang sebetulnya dikirim ke supplier) dan kontrak dengan supplier.

4.    Penerimaan barang atau jasa dari supplier dimana perusahaan harus memastikan  bahwa hanya batang yang dipesan berada dalam kondisi baiklah yang akan diterima.

5.    Pengakuan kewajiban atas barang dan jasa yang diterima dari supplier yang akan  dicatat oleh departemen hutang pada saat tagihan diterima darisupplier.

6.    Pemilihan invoice yang akan dibayar.

7.    Penulisan, penandatanganan dan pengiriman cek kepada supplier.

(P.301)

Menurut Mulyadi (2008) dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pembelian adalah :

1.    Surat Permintaan Pembelian

Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut. Surat permintaan pembelian ini biasanya dibuat 2 lembar untuk setiap permintaan, satu lembar untuk fungsi pembelian, dan tembusannya untuk arsip fungsi yang meminta barang.

2.    Surat permintaan penawaran harga

Dokumen ini digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulang kali terjadi yang menyangkut jumlah rupiah pembelian yang besar.

3.    Surat Order Pembelian

Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih.

4.    Laporan Penerimaan Barang.

Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis, spesifikasi, mutu, dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat order pembelian.

5.    Surat perubahan order pembelian

Kadangkala diperlukan perubahan terhadap isi surat order pembelian  yang sebelumnya telah diterbitkan.

6.    Bukti Kas Keluar

Dokumen ini dibuat oleh fungsi akuntansi untuk dasar pencatatan transaksi pembelian. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas untuk pembayaran utang kepada pemasok dan yang sekaligus berfungsi sebagai surat pemberitahuan kepada kreditur mengenai maksud pembayaran berfungsi sebagai remittance advice

(P.303-308)

 Menurut Mulyadi (2008), catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah :

1.    Register Bukti Kas Keluar

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah register bukti kas keluar.

2.    Jurnal Pembelian

Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian adalah jurnal pembelian.

3.  Kartu Utangjika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat utang kepada pemasok adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang, perusahaan menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

4.    Kartu Persediaan

Dalam sistem akuntansi pembelian, kartu persediaan ini digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan yang dibeli.

(P.308-310)

E.     Sistem Informasi Gudang

Sistem Informasi Gudang dalam sistem akuntansi pembelian, fungsi gudangbertanggung jawab untuk mengajukan permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan.

          Bagian gudang bertugas untuk menyimpan barang-barang milik perusahaan. Penyimpanan barang dalam gudang harus disusun sedemikian rupa supaya memudahkan pada waktu dibutuhkan. Untuk mengawasi barang dalam gudang, bagian gudang menyelenggarakan pencatatan dalam kartu gudang dan kartu barang. (Nugroho, 2003, P.131)

Diagram aliruntuk proses Pembeliantunai

1.        Bagian Gudang melakukan pengecekan barang.

2.   Bagian Gudang membuat Form Permintaan Barang (FPB) rangkap 2. Form ke-1 diserahkan ke bagian pembelian dan satunya di arsip.

  3.    Bagian Pembelian melakukan pencarian harga barang dan membuat Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH).

4.      SPPH dibuat rangkap 2, yang satu dikirim ke Supplier (pemasok) dan satunya di arsip.

5.      Berdasarkan SPPH, pemasok membuat Surat Penawaran Harga (SPH) rangkap 2. Surat ke-1 dikirim ke bagian pembelian dan satunya disimpan.

6.      Berdasarkan SPH, bagian Pembelian melakukan pencarian harga yang cocok dan membuat Surat Order Pembelian (SOP) rangkap 3

7.      SOP ke-1 dikirim ke bagian penerimaan, SOP ke-2 dikirim ke Supplier dan sisanya di arsip.

8.      Suplier mengirim Barang dan Surat Penerimaan Barang (SPB) dan diterima oleh bagian penerimaan

    Berdasarkan SOP dan SPB, bagian penerimaan melakukan pengecekan / pencocokan barang yang dikirim. selanjutnya membuat Laporan Penerimaan Barang (LPB) rangkap 2, LPB ke-1 diberikan ke bagian gudang dan satunya di arsip.

10.  Bagian gudang mencocokan FPB dengan LPB dan memasukkan datanya ke Kartu Gudang (KG).