SISTEM PENERIMAAN KAS

SISTEM AKUNTANSI PENERIMAAN KAS

Definisi sistem akuntansi penerimaan kas

Penerimaan kas bisa berasal dari berbagai macam sumber yaitu dari penjualan tunai, penjualan aktiva tetap, pinjaman baik dari bank maupun dari wesel, setoran modal baru. Tetapi penerimaan kas perusahaan biasanya berasal dari 2 sumber utama : penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang.

Penerimaan kas adalah kas yang diterima perusahaan baik yang berupa uang tunai maupun surat-surat berharga yang mempunyai sifat dapat segara digunakan, yang berasal dari

transaksi perusahaan maupun penjualan tunai, pelunasan piutang, atau transaksi lainnya yang dapat menambah kas perusahaan.  “Sumber pnerimaan kas terbesar suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai” (Mulyadi,2003:455).

Penerimaaan kas bisa terjadi dengan berbagai macam cara seperti lewat pos, pembayaran langsung ke kasir atau pelunasan ke bank. Uang yang diterima bias berbentuk uang tunai, baik logam maupun uang kertas, cek, money order, bank draft, dan lain – lain.

Dalam penyusunan prosedur penerimaan kas perlu dipertimbangkan pentingnya dan frekuensi masing – masing transaksi. Sesudah itu baru merencanakan organisasi dan metode pengelolaan dan pengawasan fisik atau membuat catatan pengelolaan dan pengawasan.

Penerimaan Kas perusahaan berasal dari dua sumber utama : penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari piutang

I.Sistem Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai

Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulusebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uangditerima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dantransaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan.

Berdasarkan sistem pengendalian yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan :

1.Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check.

2.Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartukredit,yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksipenerimaan kas.

Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini :

A.    Penerimaan Kas dari Over-the Counter Sale

Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihanbarang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dankemudian manerima barang yang dibeli. Dalam

Over-the Counter Sale ini,perusahaan menerima uang tunai, cek pribadi (personal check),atau pembayaran langsung dari pembeli dengan credit card,sebelum barang diserahkan kepada pembeli.

Penerimaan kas dari Over-the Counter Sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini :

(a)Pembeli memesan barang langsung kepada wiraniaga (sales person) diBagian Penjualan .

(b)Bagian Kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uangtunai, cek pribadi (personal check),atau kartu kredit.

(c)Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkanbarang kepada pembeli.

(d)Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli.

(e)Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank.

(f)Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan.

(g)Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnalpenerimaan kas.

Jika kas yang diterima berupa cek pribadi, bank penjual (bank yang penjualmemiliki rekening giro di dalamnya) kemudian akan mengurus check clearing tersebut ke bank pembeli (bank yang pembeli memiliki rekening giro di dalamnya). Jika kas yang diterima berupa kartu kredit, bank penjual yangmerupakan penerbit kartu kredit langsung menambah saldo rekening giro penjualsetelah dikurangi dengan credit card fee (yang berkisar 2,5% sampai dengan 4%).Bank penerbit kartu kredit inilah yang secara periodik melakukan penagihankepada pemegang kartu kredit.

B.     Penerimaan Kas dari COD Sales

Cash-on-delivery sales (COD Sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkut umum, atau angkutab sendiri dalam penyederhanaan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales merupakan sarana untuk memperluas daerah pemasaran dan untuk memberikan jaminan penyerahan barang bagi pembeli dan jaminan penerimaan kas bagi perusahaan penjual.

COD sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:

a.Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos

b.Penjual mengirim barang melaui kantor pos pengirim dengan cara mengirim dengan cara mengisiformulir COD sales di kantor pos

c.Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai dengan intruksi penjual kepada kantor pos penerima

d.Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir COD sales memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales.

e.Pembeli membawa surat pangilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales. Kantor pos menerima penyerahan barang kepada pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli.

f.Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan

g.Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah selesai dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima diterima dari pembeli

Jika lokasi pembeli berada di kota yang sama dengan lokasi perusahaan, penyerahan barang biasanya dilaksanakan sendiri oleh fungsi pengiriman perusahaan.

C.    Penerimaan Kas dari Credit Cerd Sale

Sebenarnya credit card bukan merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu pembayaran bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual. Credit card dapat dapat merupakan sarana bagi pembeli, baik dalam over-the-counter sale maupun dalam penjualan yang pengiriman barangnya dilaksanakan melalui jasa pos atau ang kutan umum. Dalam over-the-counter sale , pembeli datang ke perusahaan, melakukan pembayaran ke kasir dengan angkutan umum, pembeli tidak perlu datang ke perusahaan penjual. Pembeli memberikan persetujuan tertulis penggunaan kartu kredit dalam pembayaran harga barang, sehingga memungkinkan perusahaan melakukan  penagihan kepada bank atau perusahaan penerbit kartu kredit.

Kartu ktedit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok:

1. Kartu kredit bank (bank card).

2.Kartu kredit perusahaan (company card).

3. Kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and entertaiment card).

D.    Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1.Fungsi Penjualan. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran ke fungsi kas.

2.Fungsi Kas. Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli.

3.Fungsi Gudang. Fungsi ini bertanggung jawab menyiapkan barang yang disimpan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke funsi pengiriman.

4.Fungsi Pengiriman. Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli.

5.Fungsi Akuntansi. Bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan.

E.     Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen

Informasi yang umumnya diperlukan oleh manajemendari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah :

1.Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu.

2.Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai.

3.Jumlah harga pokok produk yang di jual selama jangka waktu tertentu.

4.Nama dan alamat pembeli. Informasi ini diperlukan dalam penjulan produk tertentu, namun pada umumnya infor masi nama dan alat pembeli ini tidak diperlukan oleh manajemen dari kegiatan penjualan tunai.

5.Kuantitas produk yang dijual

6.Nama wiraniaga yang melakukan penjualan.

7.Otorisasi pejabat yang berwenang.

F.     Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dari sistem penerimaan kas penjualan tunai adalah :

1.Faktur penjualan tunai

Dokumen ini digunakan untuk merekam sebagai informasi yang diperlukan oleh manajemen mengenai transaksi penjualan tunai.

2.Pita Register Kas (cas register tape)

Dokumen ini dihasilkan oleh fungi kas dengan cara mengoperasikan mesin register. Pita register ini merupakan bukti penerimaan kas yang dikeluarkan oleh fungsi kas dan merupakan dokumen pendukung faktur penjualan tunai yang dicatat dalam jurnal penjualan.

3.Credit Card Sales Slip

Dokumen ini dicetak oleh credit card center bank yang menerbitkan kartu ktedit dan diserahkan kepada perusahaan (disebut merchant) yang menjadi anggota kartu kredit. Bagi perusahaan yang menjual barang atu jasa, dokumen ini di isi oleh fungsi kas dan berfungsi sebagai alat untuk menagih uang tunai dari bang yang mengeluarkan kartu kredit, untuk transaksi penjualan yang telah dilakukan kepada pemegang kartu ktedit.

4.Bill of lading

Dokumen ini merupakan bukti penyerahan barang dari perusahaan penjualan barang kepada perusahaan angkutan umum. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pengiriman dalam penjulan COD yang penyerahan barangnya dilakukan oleh perusahaan angkutan umum.

5.Faktur penjulan COD

Dokumen ini digunakan untuk merekam penjualan COD

6.Bukti Setor Bank

Dibuat oleh fungsi ksa sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencataan transaksi penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas.

7.Rekapitulasi harga pokok penjualan

Dokumen ini digunakan oleh fumgsi akuntansi untuk meringkas harga pokok produk yang dijual selama satu periode. Dokumen ini digunakan oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bagi pembuatan bukti memorial untuk mencatat harga pokok yang dijual.

G.    Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjulan tunai adalah :

1.Jurnal Penjualan

Jurnal penjualan digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat dan meringkas data penjualan. Jika perusahaan menjual berbagai macam produk dan manajemen memerkukan informasi penjualan setiap jenis produk yang dijualnya selama jangka waktu tertentu, dalam jurnal penjualan disediakan satu kolom untuk setiap jenis produk guns meringkas informasi penjualan menurut jenis produk tersebut.

2.Jurnal Penerimaan Kas

Jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat penerimaan kas dari berbagai sumber, diantaranya penjulan tunai.

3.Jurnal Umum

Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai , jurnal ini digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat harga pokok produk yang dijual.

4.Kartu Persedian

Kartu persedian digunakan oleh fungsi akuntansi untuk mencatat berkurangnya harga pokok produk yang dijual. Kartu persedian ini diselenggarakan  di fungsi akuntansi untuk mengawasi mutasi dan persedian barang yang disimpan digudang.

5.Kartu Gudang

Catatan  ini tidak termasuk catatan akuntansi karena hanya nerisi data kuantitas persediaan yang disimpan digudang. Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat .kartu gudang digunakan untuk mencatat berkurangnya kuantitas produk yang dijual.

H.    Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem

Jaringan prosedur yang membentuk sistem penerimaan kas dari penjulan tunai adalah :

1. Prosedur order penjualan

2. Prosedur penerimaan kas

3. Prosedur penyarahan barang

4. Prosedur pencatatan penjualan tunai

5. Prosedur penyetoran kas ke bank

6. Prosedur pencatatan penerimaan kas

7. Prosedur pencatatan harga pokok penjualan

I.       Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :

Organisasi :

1.Sistem penjualan harus terpisah dari penjualan tunai

2.Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi

3.Transaksi penjualan tunai dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas , fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi

Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan :

4.Penerimaan order dari pembeli otorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai

5.Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap “lunas” pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut

6.Penjulan dengan Kartu Debit Bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu debit.

7.Penyerahan barang kepada pembeli diotorisasi oleh fungsi pengiriman otorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara membubuhkan cap “sudah diserahkan” pada faktur penjualan tunai

8.Pencatatan ke dalam buku jurnal diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda pada faktur penjualan tunai

Praktik yang Sehat :

9.Pita register kas bernomor urut dan pemakainya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan

10.Kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya

11.Perhitngan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh pemeriksa intern.

4. Pimpinan

–          Menerima Laporan Penjualan Tunai (LPT) dari bagian keuangan

                  

II. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang

Penerimaan kas dari piutang dapat dilakukan melalui berbagai cara :

(1) Melalui penagih perusahaan,

(2) Melalui pos, dan
(3) Melalui Lock-Box collection plan

Diantara berbagai cara penagihan piutang tersebut, penerimaan kas dari piutang seharusnya mewajibkan debitur melakukan pembayaran dengan menggunakan cek atas nama, yang secara jelas mencantumkan nama perusahaan yang berhak menerima pembayaran diatas cek. Dengan cek atas nama ini, perusahaan akan terjamin menerima kas dari debitur, sehingga kecil kemungkinan orang yang tidak berhak dapat menguangkan cek yang diterima dari debitur untuk kepentingan pribadinya.

A.    Fungsi yang Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :

1.Fungsi Sekretariat. Dalam sistem penerimaan kas dari piutang, fungsi sekretariat bertanggung jawab dalam  penerimaan cek dan surat pemberitahuan (remintance ad-vice) melalaui pos dari para debitur perusahaan.bertugas untuk membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama cek dari para debitur.

2.Fungsi Penagihan. Jika perusahaan melakukan penagihan piutang langsung langsung kepada debitur melalui penagihan perusahaan, fungsi penagihan bertanggung jawab untuk melakukan penagihan kepada debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

3.Fungsi Kas. Fungsi ini bertanggung jawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat(jika penerimaan kas dari piutang dilaksanakan melalaui penagih perusahaan). Fungsi kas bertanggung jawab untuk penyetoran kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh.

4.Fungsi Akuntansi. Bertanggung jawab atas pencataan penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang kedalam kartu piutang.

5.Fungsi Pemeriksa Intern. Fungsi ini bertanggung jawab dalam pelaksanaan perhitungan kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik. Disamping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab dalam melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang disenggarakan oleh fungsi akuntansi.

B.     Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari piutang adalah :

1.Surat Pemberitahuan. Dokumen ini dibuat oleh debitur untuk memberitahu maksud pembayaran yang dilakukannya. Surat pemberitahuaan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar yang dibuat oleh debitur, yang disertakan dengan cek yang dikirim oleh debitur melalui penagih perusahaan atau pos. Bagi perusahaan yang menerima kas dari piutang, surat pemberitahuaan ini digunakan sebagai sumber dalam pencatatan berkurangnya piutang di dalam kartu piutang. Karena surat pemberitahuaan biasanya berupa tembusan bukti kas keluar.

2.Daftar Surat Pemberitahuan. Merupakan rekapitulasi penerimaan kas yang dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagihan. Jika penerimaan kas dari piutang perusahaan dilakukan melalui pos, fungsi sekretariat bertugas membuka amplop surat memisahkan surat pemberitahuan dengan cek, dan membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima setiap hari.

3.Bukti Setor Bank. Dibuat oleh fungsi ksa sebagai penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank. Bukti setor dibuat 3 lembar dan diserahkan oleh fungsi kas ke bank, bersamaan dengan penyetoran dari piutang ke bank. Dua lembar tembusannya diminta kembali bank setelah ditandatangani dan dicap oleh bank  sebagai bukti penyetoran kas ke bank. Bukti setor bank diserahkan oleh fungsi kas kepada fungsi akuntansi, dan dipakai oleh fungsi akuntansi sebagai dokumen sumber untuk pencataan transaksi penerimaan kas dari piutang kedalam jurnal penerimaan kas.

4.Kuitansi. dokumen ini merupakan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh perusahaan bagi para debitur yang melakukan pem penerimaan bayaran utang mereka. Kuitansi sebagai tanda penerimaan kas ini dibuat dalam sistem perbankan yang tidak mengembalikan cancalled check kepada chack issuer. Jika cancalled chack dikembalikan kepada chack issuer, kuitansi sebagai tanda penerimaan kas digantikan fungsi oleh cancallad check.

C.    Unsur Pengendalian Intern

Unsur pengendalian intern dalam sistem penerimaan kas dari piutang

Organisasi :

1.Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penagihan dan fungsi penerimaan kas.

2.Funsi penerimaan kas terpisah dari fungsi akuntansi.

Sumber Otorisasi dan Prosedur Pencatatan :

3.Debitur diminta untuk melakukan pembayaran dalam bentuk cek atas nama atau dengan cara pemindah bukuan (giro bilyet).

4.Fungsi penagihan melakukan penagihan hanya atas dasar daftar piutang yang harus ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi.

5.Pengkreditan rekening membantu piutang oleh fungsi akuntansi (Bagian Piutang) harus didasarkan atas surat pemberitahuan yang berasal dari debitur.

Praktik yang Sehat:

6.Hasil perhitungan kas harus direkam dalam berita cara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera.

7.Para penagih dan kasir harus diasuransikan.

8.Kas dalam perjalanan (Baik yang ada ditangan Bagian Kasa maupun ditangan bagian perusahaan) harus diasuransikan.

D.    Sistem Peneriamaan Kas Dari Piutang Melalui Penagih Perusahaan

Penerimaan kas dari piutang m bagian melalui penagih perusahaan dilaksanaan dengan prosedur :

1.Bagian piutang memberikan daftar yang sudah saatnya ditagih kepada bagian penagih

2.Bagian penagih mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaaan untuk melakukan penagihan kepada debitur

3.Bagian penagih menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan kepada debitur

4.Bagian penagih menyerahkan cek kepada bagian kasa

5.Bagian penagih menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang

6.Bagian kasa mengirim kuitansi cek tersebut sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur

7.Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabar yang berwenang

8.Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut kepada debitur.

E.     Sistem Penerimaan Kas Dari Piutang Melalui Pos

Sistem penerimaan kas dari piutang melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini:

1.Bagian Penagih mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada transaksi penjualan kredit terjadi.

2.Debitur mengirim cek atas nama yang dilampiri surat pemberitahuaan melalui pos.

3.Bagian sekretariat menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan dari debitur.

4.Bagian sekretariat menyerahkan cek kepada bagian kasa.

5.Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk kepentingan posting kedalam kartu piutang.

6.Bagian kasa mengirim kuitansi kepada debitur  sebagai tanda penerima pembayaran dari debitur.

       F. Sistem Penerimaan Kas dari Piutang Melalui Lock-Box-Collection Plan

1.Bagian penagihan mengirim faktur penjualan kredit kepada debitur pada saat transaksi penjualan kredit terjadi.

2.Debitur melakukan pembayaran utangnya pada saat faktur jatuh tempo dengan  mengirim cek dan surat pemberitahuan ke PO Box di kota terdekat

3.Bank membuka PO Box dan mengumpulkan cek dan surat pemberitahuan yang diterima oleh perusahaan.

4.Bank membuat daftar surat pemberitahuan. Dokumen ini dilampiri dengan surat pemberitahuan dikirim oleh ke bank ke bagian sekretariat.

5.Bank mengurus chack clearing.

6.Bagian sekretariat menyerahkan surat pemberitahuan kepada bagian piutang untuk mengkredit rekening membantu piutang debitur yang bersangkutan.

7.Bagian sekretariat menyerahkkan daftar surat pemberitahuan ke bagian kasa.

8.Bagian kasa menyerahkan daftar surat pemberitahuan  ke bagian jurnak untuk dicatat di dalam jurnal penerimaan kas.