SISTEM PENGELUARAN KAS

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS

Keberadaan sistem pengeluaran kas dapat mendukung pencapaian tujuan dari perusahaan.Sistem tersebut membuat perusahaan lebih mudah dalam mengelola hal- hal yang berkaitan dengan besarnya pengeluaran kas yang terjadi yang pada akhirnya dapat berpengaruh terhadap laba yang diterima perusahaan.Laba tersebut tentunya dapat bermanfaat bagi kelangsungan perusahaan dan pihak pihak yang berkepentingan seperti manajer, karyawan, investor, bank dan lain sebagainya.

Sistem akuntansi pengeluaran kas terdiri dari dua sistem pokok yaitu sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek dan sistem pengeluaran kas dengan uang tunai melalui sistem dana kas kecil (Mulyadi, 2001: 509). Sistem akuntansi pengeluaran kas ini terdiri dari dokumen, catatan akuntansi yang digunakan, fungsi terkait, jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas.

A.      SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS DENGAN CEK

      Sistem akuntansi pengeluaran kas dengan menggunakan cek biasanya ditujukan untuk pengeluaran yang jumlah nominalnya besar. Pengeluaran kas dengan sistem cek ini mempunyai beberapa kebaikan ditinjau dari pengendalian intern, diantaranya :

a.         Pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin bahwa cek yang dikeluarkan diterima oleh pihak yang namanya tercantum dalam formulir cek

b.        Transaksi pengeluaran kas dapat direkam oleh bank sebagai pihak luar yang kemudian pihak bank akan mengirimkan rekening koran kepada perusahaan. Rekening koran ini dapat digunakan perusahaan untuk mengecek ketelitian catatan transaksi pengeluaran kas.

c.         Pengeluaran kas dengan cek juga memberikan manfaat tambahan yaitu adanyacancelled chek yang merupakan tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran. Dengan penggunaan cek dalam pengeluaran kas, check issuer secara otomatis menerima tanda terima kas dari pihak yang menerima pembayaran.

Berdasarkan uraian di atas maka pengeluaran kas dengan menggunakan cek sangat berguna sekali bagi perusahaan karena dapat ditelusur penggunaan cek tersebut.Penelusuran tersebut dapat dilakukan melalui rekonsiliasi bank.

Berikut dokumen, catatan, fungsi terkait, jaringan prosedur dan unsur pengendalian intern yang membentuk sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek :

1.        Dokumen yang digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a.         Bukti Kas Keluar (BKK)

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas kepada bagian kasa sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. BKK ini juga dikirimkan kepada kreditur sebagai surat pemberitahuan dan sebagai dokumen sumber bagi pencatatan berkurangnya utang.

b.        Cek

Cek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak/orang yang tercatum dalam dokumen tersebut.

c.         Permintaan Cek

Dokumen ini berfungsi sebagai permintaan dari fungsi yang memerlukan pengeluaran kas kepada fungsi akuntansi untuk membuat bukti kas keluar.

2.        Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a.         Jurnal Pengeluaran Kas

Catatan ini digunakan untuk mencatat segala pengeluran kas yang dilakukan oleh perusahaan.Dokumen sumber yang dipakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal ini adalah faktur dari pemasok yang telah dicap “lunas” oleh fungsi kas.

b.        Register Cek

Register cek ini digunakan untuk mencatat cek-cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembayaran para kreditur perusahaan atau pihak lain.

3.        Fungsi Terkait

Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi pengeluaran kas dengan cek adalah :

a.         Fungsi Yang Memerlukan Pengeluaran Kas

Fungsi ini biasanya mengajukam cek kepada fungsi akuntansi (bagian utang) jika memerlukan pengeluaran kas untuk suatu kepentingan perusahaan.Permintaan cek ini harus mendapatkan persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan. Jika perusahaan menggunakan voucher payable system maka bagian utang membuat bukti kas keluar untuk memungkinkan bagian kasa mengisi cek sejumlah permintaan yang diajukan oleh fungsi yang memerlukan pengeluaran kas.

b.        Fungsi Kasa

Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengisis cek, memintakan otorisasi cek dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan secara langsung kepada kreditur atau melakukan pemindahbukuan melalui jasa perbankan.

c.         Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggung jawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan sediaan, pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek, dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kasa dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokuemen tersebut.

4.        Flowchart Pengeluaran Kas dengan Cek

A.      SISTEM DANA KAS KECIL

Sistem dana kas kecil digunakan perusahaan jika terjadi pengeluaran dengan nominal kecil.  Sistem ini dilakukan dengan dua cara yaitu sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund balance system) dan sistem saldo tetap (imprest system). Flowchart  pengeluaran kas dengan dana kas kecil disajikan dalam lampiran. Penyelenggaraan dana kas kecil dengan sistem saldo berfluktuasi dilakukan dengan prosedur sebagai berikut :

a.         Pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.

b.        Pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening Dana Kas Kecil sehingga setiap saat saldo rekening berfluktuasi.

c.         Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai keperluan, dan dicatat dengan mendebit rekening Dana Kas Kecil.

Dalam sistem saldo tetap, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut:

a.         Pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat mendebit rekening Dana Kas Kecil. Saldo ini tidak boleh berubah dari yang telah ditetapkan sebelumnya kecuali jika saldo yang ditetapkan telah dinaikkan atau dikurangi.

b.        Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (rekening Dana Kas Kecil tidak dikredit). Bukti-bukti mengenai pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.

c.         Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan sejumlah rupiah yang tercantum dalam kumpulan bukti pengeluaran kas kecil.

Berikut dokumen, catatan akuntansi, fungsi terkait dan jaringan prosedur yang membentuk sistem dana kas kecil :

1.        Dokumen yang Digunakan

Dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil antara lain:

a.         BKK

Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kasa sebesar yang tercantum. Dokumen ini diperlukan saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil.

b.        Cek

Cek merupakan dokumen perintah kepada bank untuk melakukan pembayaran sejumlah uang kepada pihak / orang yang tercatum dalam dokumen tersebut.

c.         Permintaan Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang ke pemegang dana kas kecil. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti telah dikeluarkannya dana kas kecil bagi pemegang dana kas kecil dan selanjutnya diarsip menurut nama pemakai dana kas kecil.

d.        Bukti Pengeluaran Kas Kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap, bukti dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan disimpan dalam arsip sementara oleh pemegang dana kas kecil untuk keperluan pengisian kembali, sedangkan dalam sistem saldo berfluktuasi, dokumen ini dilampiri dengan dokumen pendukungnya dan diserahkan oleh pemegang dana kas kecil kepada fungsi akuntansi untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil.

e.         Permintaan pengisian kembali kas kecil

Dokumen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar membuat BKK untuk pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sistem saldo tetap maka jumlah pengisian kembali dana kas kecil sebesar jumlah uang tunai yang dikeluarkan sesuai yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas kecil yang dikumpulkan dalam arsip pemegang dana kas kecil. Dalam sistem saldo berfluktuasi, pengisian kembali didasarkan sesuaikebutuhan pengeluran uang tunai yang diperkirakan oleh pemegang dana kas kecil.

2.        Catatan Akuntansi yang Digunakan

Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil diantaranya :

a.         Jurnal Pengeluaran Kas

Jurnal ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali kas kecil.

b.        Register Cek

Catatan ini digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil.

c.         Jurnal Pengeluaran Kas Kecil

Jurnal ini merupakan jurnal khusus untuk mencatat pengeluaran dana kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Jurnal ini digunakan hanya dalam sistem saldo berfluktuasi.

3.        Fungsi Terkait

Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pengeluaran kas adalah :

a.         Fungsi Kasa

Fungsi ini bertanggungjawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisisan kembali dana kas kecil.

b.        Fungsi Akuntansi

Fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas kecil yang menyangkut biaya dan persediaan, pencatatan transaksi pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil dan pembuatan BKK yang memberikan otorisasi kepada fungsi kasa dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut.

c.         Fungsi Pemegang Kas Kecil

Fungsi ini bertanggungjawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan kembali dana kas kecil.

d.        Fungsi Yang Memerlukan Pembayaran Tunai

Fungsi ini mengajukan permintaan untuk melakukan pembayaran tunai yang menggunakan dana kas kecil.

1.        Flowchart Sistem Dana Kas Kecil